Microsoft Access

Microsoft Access

Microsoft Access, también conocido como MSAccess, es un Sistema de gestión de bases de datosincluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, se puede administrar gran cantidad de información en un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, se puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
• Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares. 

http://support.microsoft.com/kb/141228/es

Para importar un archivo de Microsoft Excel en Microsoft 

Access 2.0

1. Guarde el archivo en Microsoft Excel utilizando el formato de base de datos estándar enumerados anteriormente.Cierre el archivo.
2. Inicie Microsoft Access 2.0 y abra la base de datos que desea importar la información de Microsoft Excel en.
3. En el menú archivo, haga clic en importar. En el cuadro de diálogo Importar, elija la versión adecuada de Microsoft Excel que va a importar y haga clic en el botón Aceptar. Archivos de Microsoft Excel 7.0 no están en esta lista. Si está importando un archivo de la versión 7.0, elija la opción de Microsoft Excel 5.0.

En este momento pueden seleccionar opciones como si se va a anexar a una tabla existente o crear una nueva tabla. 

Para importar un archivo de Microsoft Excel en Microsoft 

Access 7.0

1. Guarde el archivo en Microsoft Excel utilizando el formato de base de datos estándar enumerados anteriormente.Cierre el archivo.
2. Inicie Microsoft Access 7.0 y abra la base de datos en la cual desea importar la información de Microsoft Excel.
3. En el menú archivo, haga clic en obtener datos externos y, a continuación, haga clic en importar.
4. En el cuadro de diálogo Importar, elija Microsoft Excel (*.xls) para la opción de tipo de archivo. 
   
   Esto mostrará sólo los archivos de Microsoft Excel.
5. Busque el archivo que desee y haga clic en el botón Importar.

El Asistente de importación de la hoja de cálculo aparece y le permite elegir las opciones específicas para el archivo.

actividades ♥

https://docs.google.com/file/d/0B7Yl2-ACr0YFRS12LWdDMzh3Y1k/edit?usp=sharing
https://docs.google.com/file/d/0B7Yl2-ACr0YFTUFmQXVGTVRlMkk/edit?usp=sharing
https://docs.google.com/file/d/0B7Yl2-ACr0YFRS12LWdDMzh3Y1k/edit?usp=sharing
https://docs.google.com/file/d/0B7Yl2-ACr0YFc0J4cWRra0JmNDg/edit?usp=sharing

IMPORTAR DATOS DINAMICOS

El objetivo de IMPORTAR DATOS DINAMICOS (GetPivotData) es extraer datos de la tabla dinámica, basados en los argumentos de la función, cuya sintaxis es

IMPORTA RDATOS DINAMICOS(campo_datos,tabla_dinámica,campo1,elemento1,campo2,elemento2,…)

Por lo general queremos crear la referencia a la celda sin el uso de esta función. Existen dos maneras de hacer esto:

1 - Crear la referencia manualmente, es decir seleccionar A12 y escribir "=B10" en la barra de las fórmulas

2 – Cancelar la opción "generar getpivotdata". Esta opción es poco conocida. Existe un icono en que nos permite activar o desactivar la opción. Para instalar el icono hacemos lo siguiente:

a. Abrimos el menú Herramientas—Personalizar
b. En la pestaña Comandos elegimos Datos. Al final de la lista aparece el icono Generar Getpivodata

c. Arrastramos el icono a alguna de las barras de herramientas (lo más lógico es instalarlo en la barra de Tablas Dinámicas)

Este icono funciona como un interruptor. Con un clic desactivamos la opción y al crear una referencia veremos sólo la dirección de la celda

UN DETALLE A NOTAR ES QUE REFERENCIAS DIRECTAS HEREDAN EL FORMATO DE LA CELDA DE REFERENCIA; REFERENCIAS CON GETPIVOTDATA RECIBEN EL FORMATO "GENERAL".

tabla dinamica

 

Tablas Dinamicas en excel.

Tablas Dinamicas en excel.

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación

¿Como importar y exportar tablas dinamicas?

Si queremos crear una referencia a una de las celdas de la tabla dinámica fuera de ella, Excel utiliza automáticamente la función IMPORTARDATOSDINAMICOS (GETPIVOTDATA en la versión inglesa).
Por ejemplo, si queremos crear una referencia al total de ventas del 2005 en la celda A12

Antes de grabar una macro

   Antes de grabar una macro  

 Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de    opciones. Dado que la ficha Programador no se muestra de manera  predeterminada, haga lo siguiente:

• Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones.

• En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Grabe una macro. 

1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.

              1.    Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto.seleccionar      algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.

2.    En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.

EXAMINE LA MACRO Y PRUÉBELA.   Al modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje de  programación Visual Basic.  Para editar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic  en Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. Esta  acción hará que se inicie el Editor de Visual Basic.  Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como  código. Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un poco  misteriosa.  Experimente con el código, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro  nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto.

 Sugerencia    Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artículos  de procedimientos, vídeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y, a continuación, elija Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com.

¿COMO CREAR UNA MACRO EN EXCEL?

¿COMO CREAR UNA MACRO EN EXCEL?

Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento.

Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente estos cambios de formato en las celdas seleccionadas.